Bilhetes não voados: como evitar essa despesa?

Publicado em 23 de julho de 2021

Empresas que contam com viagens corporativas no quadro de atividades dos colaboradores, precisam se organizar para evitar prejuízos. Dentre os imprevistos que podem acontecer nessas operações, o no show, quando o viajante não aparece a tempo de pegar o voo, ou o cancelamento das viagens, são os mais recorrentes. 

Porém, além de dificultar o cálculo das métricas por Return On Investiment  (ROI) ou Key Performance Indicator (KPI), esses contratempos geram taxas e multas para a empresa. No fim do mês, tudo isso somado ao baixo retorno das viagens não realizadas, transforma o que podia ser uma estratégia de expansão muito eficiente, em uma grande despesa.  

Então, veja algumas formas de evitar isso e diminuir a quantidade de bilhetes não voados na rotina de viagens da sua organização.

Entenda os principais motivos de cancelamento ou atrasos em viagem 

Desde o início da pandemia, eventos, reuniões e treinamentos presenciais foram adiados e até cancelados com certa frequência e, neste caso, as companhias aéreas buscaram formas de reorganizar as passagens para evitar prejuízos para si e para os clientes.  

Mas, quando paramos para pensar, bilhetes não voados existem desde muito antes do coronavírus. O que precisamos entender para evitar esse transtorno na retomada é: por que? 

Geralmente isso acontece quando a agenda da empresa está desorganizada ou o colaborador precisa adiar o compromisso por motivos pessoais. Mas tanto um quanto o outro caso, só pode ser confirmado com um acompanhamento e gestão das viagens. Assim, cada organização pode mapear suas forças e dificuldades na hora de realizar as viagens, com base em dados.  

Então, é extremamente importante que exista um setor interno dedicado às viagens ou a ajuda de uma empresa terceirizada experiente, que analise as viagens bem sucedidas e compreenda as que não deram tão certo assim.  

Inclua normas para bilhetes não voados na Política de Viagens Corporativas 

No último post, nós listamos algumas dicas para fazer uma boa política de viagens corporativas. Sabendo disso, para evitar que os bilhetes não voados sejam um problema muito grande é importante estabelecer normas claras sobre o que é de responsabilidade da organização e o que é do viajante. Por exemplo: 

  • Se o bilhete não voado for motivado pelo no show, o valor da multa deve ser destinado, de alguma forma, a essa pessoa; 
  • Se o que aconteceu foi um reagendamento por parte da empresa, é possível mudar a data da viagem na companhia aérea e garantir que esse valor seja reaproveitado na próxima vez. 

É por isso que as políticas devem ser adaptadas a realidade da empresa. Lembre-se de deixar bem claro como proceder em todas as ocasiões em que uma viagem precisará ser cancelada ou adiada, para garantir que as normas sejam seguidas.  

Conte com a tecnologia para te ajudar 

Já foram desenvolvidas diferentes ferramentas para gestão financeira e gestão de passagens, desde aplicativos para selfiebooking ou online booking tools, a ferramentas de mapeamento de tarefas, como o Trello, Slack, Podio, etc.  

Algumas dessas opções fazem o controle das passagens, pesquisa de valores, prestação de contas e emissão de relatórios de forma automatizada, o que facilita muito na hora do gestor fazer a análise dos custos e investimentos. Outras, no mínimo, permitem a visualização de toda movimentação que aconteceu em determinado período de tempo ou está programada para acontecer. 

É por isso que os bilhetes não voados podem ser melhor aproveitados com o auxílio dessas tecnologias. Entretanto, comprar ferramentas demanda equipe, treinamento, tempo de implementação, transferência de dados e recurso financeiro, para que seja efetiva! É nesse ponto que as agências especializadas vêm como um suporte mais que recomendado. 

Agências de Viagens Corporativas 

Contar com uma equipe que entende de viagens e é completamente dedicada a fazer a gestão delas é um investimento com retorno garantido. A Belvitur, holding de turismo com quase 60 anos de mercado, é considerada a maior agência corporativa de Minas Gerais e a maior agência multimarcas do Brasil.  

São mais de 300 clientes atendidos pela empresa e todos tem acesso a: serviço de viagens corporativas, suporte emergencial, plataforma de reserva online, suporte aeroportuário, business intelligence, relatórios gerenciais, rastreabilidade do viajante, assistência no embarque e desembarque, gestão de grupos e eventos, fora o segmento de lazer.  

Conte com a gente para tornar as viagens corporativas ferramentas eficientes de melhorias e expansão dos seus negócios!